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物业公司完整的业主信息档案有哪些?4大方面最全资料…

官方发布 阅读(26086) 2021-07-25

  物业公司完整的业主信息档案有哪些?物业资质取消之后,物业行业从以前“资质为王”的时代,逐步向业主当家做主的时代转变!今后物业公司想要发展壮大,必须要做好物业服务!定制化物业服务从完善的业主信息档案开始!物业公司完整的业主信息档案有哪些?今天快办网小编为您盘点解析,希望对您有所帮助!


  物业公司完整的业主信息档案有:


  一、业主入伙档案


  (一)业主入伙信息资料,主要包括:


  1.《入伙通知书》;


  2.房产证或购房合同复印件;


  3.业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权委托书;


  4.营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件(业主属法人单位);


  6.《业主(临时)公约》;


  7.《收楼书》存根;


  8.《整改项目报告》。


  (二)业主家庭情况资料,主要包括:


  1.业主档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);


  2.随住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);


  3.暂住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);


  4.业户车辆情况资料(《车辆情况登记表》);


  5.办理停车手续资料(《车位有偿使用协议书》)。


  二、业主装修档案


  (一)装修申请审批资料,主要包括:


  1.《装修申请/验收表》;


  2.《装修审批通知书》;


  3.装修图纸及审批资料;


  4.装修施工单位营业执照及资质证书复印件;


  (二)装修管理档案,主要包括:


  1.《装修管理协议》;


  2.装修施工人员档案(《施工出入证办证登记表》);


  3.装修巡查记录(《装修巡视检查记录表》);


  4.《违反装修规定整改通知书》及《装修验收整改通知书》;


  5.装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。


  以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员进行管理。


  业主信息档案管理的原则:


  1.安全至上原则。物业档案管理和传统档案管理一样,注重安全问题。保存物业档案的场所必须符合档案管理相关要求,配备必要的防火防盗设施,温湿度环境根据载体的不同控制在合适的范围。物业档案需要配备专人负责,建立必要的安全管理制度,制定紧急情况下的应急预案,确保物业档案的实体安全和信息安全。


  2.集中分散原则。目前有很多大型物业服务企业,物业管理项目众多,下属机构数量庞大,业务千差万别,在这种情况下,应做好集中与分散兼顾。物业管理企业总公司(集团公司)层面,应设立专门的物业档案管理机构,负责管理和指导物业档案管理工作。制定统一的物业管理规范办法和制度,整合各部门资源,根据国家法律法规和相关标准规范,集中负责物业档案管理的政策制定和规范管理工作。各项目部门具体负责本地物业档案的管理工作,接受监督指导。


  3.业务对应原则。如今的物业管理已经突破了传统的设备维修、设施养护以及清洁安保等范畴,向着更新、附加值更高的方向发展。物业档案管理工作应该根据物业管理内容的增加,做出适当调整,完善收集归档范围。凡是物业管理过程中产生的,具有保存价值的文件资料,都应归档保存。根据业务门类的不同,适当调整档案分类方法,做到更方便、更高效的实现物业档案的科学管理。


  4.规范管理原则。物业档案应该遵循现有的法律法规和部门行业规章,严格按照相关技术标准规范进行管理。物业档案管理要遵循档案管理的普遍规律,采用科学的方式方法,确保档案完整保存,发挥应有的效用,避免特立独行、标新立异、自搞一套。


  5.评价指标原则。物业档案管理作为物业管理工作的重要组成部分,直接影响到物业管理工作的质量和成效,物业档案管理应该成为物业管理考评的重要指标。物业服务企业应该将物业档案管理工作列入部门工作目标考核内容,完善管理制度和评价制度,切实有效推进物业档案管理工作。业主单位或业主委员会在选择物业服务企业时,应将物业档案管理水平作为重要指标,择优选用。在物业服务企业进场后,对其进行的年度考评中,也要将物业档案管理工作纳入指标,严肃对待。


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